Handleiding

WERKEN MET INVITATIO

INVITATIO is het nieuw uitgevonden evenementenbeheersysteem met unieke opties. Werken met ons systeem is eenvoudig: probeer het zelf en ontwerp een geavanceerd evenement om jullie deelnemers samen te brengen.

Als u zich aanmeldt op uw Invitatio-beheerderspagina, ziet u helemaal links in het kopmenu het gedeelte ‘Evenement’. Kies de optie “Maak” om een nieuw evenement te maken.

Geef uw evenement een naam, kies de datum en geef hem een titel. Merk op dat de titel de officiële naam van het evenement zal zijn op de online pagina.

Belangrijk! Velden met * zijn verplicht om in te vullen.

Beschrijf het evenement en voeg relevante zoekwoorden toe om de zoekresultaten voor uw evenement te verbeteren.

Kies de vormtaal. Voorlopig is het alleen Nederlands en Engels. Afhankelijk van uw keuze vertaalt het systeem de labels automatisch.

U hebt ook de geavanceerde CSS-opties voor CSS, dit betekent dat je welkom bent om je eigen CSS te gebruiken om de evenementensite anders vorm te geven. Ons supportteam staat klaar om u te helpen met het aanpassen van de evenementpagina, hierdoor heeft u een unieke online pagina.

Volgende stap is het personaliseren van uw evenement – kies het evenement-LOGO (u kunt zelfs twee logo’s hebben), ICOON en ACHTERGROND.

Korte opmerking: transparante afbeeldingen werken beter voor logo’s.

Belangrijk! De maximale grootte voor de geselecteerde afbeeldingen is 2 MB en deze worden alleen geaccepteerd in JPG- en PNG-indeling.

Als een geavanceerde optie kunt u “Slider” gebruiken.

Het maken van een eigen diavoorstelling op de evenementpagina is eenvoudig:

  • Activeer “SLIDER” in de onderzijde van de pagina “AFBEELDINGEN”;
  • Download afbeeldingen voor een schuifregelaar naar “MEDIA” (u kunt het gedeelte “Media” in het kopmenu zien). In het gedeelte “MEDIA” kunt u mappen rangschikken voor elk evenement en een zeer georganiseerde opslag maken.
  • Kopieer de afbeeldings-URL uit de MEDIA-map, voeg deze toe aan “SLIDE-URL” in de geactiveerde schuifregelaar en druk op de knop “Maken” – u zult de toegevoegde dia’s zie

“Slide Time” – is uw keuze van de weergave van de dia tijd. Je kunt het in mili-seconden invullen, zodat de dia’s elkaar binnen een bepaald tijdslimiet zullen afwisselen.


Is uw evenement openbaar of alleen op uitnodiging?
Als het evenement privé is, kunnen alleen uitgenodigde deelnemers de details van het evenement bekijken, zoals agenda, locatie, registratieformulier, etc.Als het evenement openbaar is, kan iedereen de details van het evenement bekijken en zich daarvoor registreren.

In het geval dat u al een eigen domein voor uw evenement heeft kunt u deze gebruiken! Vul de URL in het veld “Domein event” in het gedeelte “Uitnodigingen” in.

Belangrijk! Aangepast domein vereist enige ondersteuning van ons. Als u niet van plan bent om uw eigen domein te gebruiken, ontvangt het evenement automatisch een URL van ons systeem.

In het gedeelte “UITNODIGINGEN” vindt u de e-mailinstellingen.

Stel het e-mailadres in voor de uitnodigingen, hierdoor kan er geantwoord worden op een uitnodigingsmail door de deelnemer. Controleer de verdere opties zoals bij u eigen mailservices.

E-mailconfiguratie (geavanceerde optie)

U kunt een paar soorten e-mails instellen:

  • Uitnodiging e-mail
  • Herinnering e-mail
  • Bedankt e-mail
  • Geregistreerde email

Wanneer de e-mailsjablonen gereed zijn, sla ze op en gebruik ze om contact op te nemen met de deelnemers. Bekijk de details over het beheer van het onderstaande voorbeeld van de uitnodigingsmail. Belangrijke opmerking: als u deze e-mail-formulieren leeg laat, ontvangt de geregistreerde persoon geen melding nadat hij is geregistreerd op de online-pagina van het evenement of wordt de e-mail met de uitnodiging niet verzonden.

Hier zijn de tips voor het instellen van e-mail!
  • Kies het e-mailonderwerp
  • Pure HTML is beschikbaar voor het geval u NIET de “Wat u ziet is wat u krijgt” editor wilt gebruiken
  • Pas de e-mailsjabloon aan met dynamische parameters. Hiermee kunt u de e-mail maken die moet worden verzonden naar de deelnemers aan het evenement.
  • Belangrijk! Dankzij dynamische parameters hoeft u de gebruikersnaam, de naam van het evenement en de link naar het evenement niet in te voeren. Zet deze parameters in de e-mailtekst zoals getoond en ons systeem identificeert automatisch deze parameters. Dit betekent dat iedereen die je uitnodigt voor het evenement een persoonlijke uitnodiging ontvangt per e-mail.
  • Gebruik bijlagen indien gewenst! Misschien is het een ZIP- of een PDF-instructiebestand of andere informatie die nodig is om uw uitnodiging te voltooien! Controleer het formaat van de bijlage, PDF of ZIP voor meerdere bestanden. Het limiet is 2 MB. In andere gevallen raden we aan andere webservices te gebruiken om de informatie op te slaan. Geen zorgen, we kunnen ze aanbieden!
  • Stel de startdag van de registratie in – vanaf de evenementpagina worden de details weergegeven vanaf het moment dat de registratie is geopend.
  • Stel de laatste registratiedag in – het is niet mogelijk om u na deze datum voor het evenement meer te registreren.
  • Hier hebben we een andere geavanceerde optie: het aangepast tekstformulier. U kunt deze activeren.  Als u bijvoorbeeld de tekst in de knop van het registratieformulier wilt wijzigen van “Registreer voor dit evenement” naar: “Ik ga!” En in plaats van “Uw registratie is gelukt”, wilt u “U bent binnen!” , dan is dit mogelijk! Vergeet niet dat je de code niet kunt wijzigen, je kunt alleen de inhoud wijzigen. Als je de code breekt, crasht de website van het evenement. Als u alleen de tekst wijzigt, werkt
  • U kunt ook het maximum van de gebeurtenisabonnees instellen en uitleg geven over het bereikte maximum of het voorwaardelijke minimum van abonnees. Bijvoorbeeld: “Het evenement zal plaatsvinden met een minimum van 5 abonnees” of “Het spijt ons, het evenement is vol! U kunt zich abonneren op de wachtlijst “enzovoort.

Hier hebben we een goede opsomming voor aanpassingen aan het evenement.

  • Er zijn standaard twee velden ingesteld – “Naam” en “E-mail”, maar u kunt zoveel evenement gerelateerde velden toevoegen als u wilt. Bijvoorbeeld: leeftijd, beroep, beste hobby’s of muzikale voorkeuren – gewoon alles! Korte opmerking: wanneer u het veld invult, ziet u de “Naam” en het “Label”.
  • Gebruik korte woorden in het veld “NAAM” (dit wordt gebruikt voor de data-export) en gebruik GEEN spaties, symbolen en hoofdletters. Op de website van het evenement wordt alleen getoond wat u in het “LABEL” heeft geschreven (bijvoorbeeld veldlabel (verschijnt op de web-pagina van het evenement): “Totaal aantal mensen dat komt”, veldnaam: “totaal-mensen- komt-eraan”).
    Let op de belangrijke functie – “Veldvalidatie” (zie de afbeelding hieronder). Hier kunt u de validatieregel instellen. Met de validatieoptie voor het veld ‘Naam’ hebben we bijvoorbeeld iedereen met de naam John uitgesloten van de evenementregistratie.Hetzelfde kunnen we doen met elk veld. Met deze optie kunt u veel meer voorwaarden van het registratieformulier beheren. Deze optie is voornamelijk bedoeld voor Datumkiezer, dus de deelnemer kan niet de verkeerde datumvolgorde kiezen. Zie het onderstaande voorbeeld: we hebben twee datumvelden toegevoegd – vertrek- en aankomstdatums. Om fouten te voorkomen, stellen we de validatie in als “datum1 <= datum2”. Dit betekent dat de aankomstdatum gelijk of later (maar zeker niet eerder) zal zijn dan het vertrek. Zorg ervoor dat u de validatie instelt met de juiste “Veldnaam” (zoals u het zelf noemde) zonder spaties.

Er zijn weinig veldtypen in ons systeem – zie de lijst op de onderstaande afbeelding. U kunt onder andere het selectievakje maken (in ons voorbeeld hebben we het internationale paspoort-selectievakje voor een reis nodig), gebruiken we de datum- en tijdbalk om de deelnemer te regelen wat er moet worden geregeld binnen bepaalde datums en tijden, en veel meer opties voor geavanceerd aanpassen van het registratieformulier. U kunt ook de volgorde van velden wijzigen met behulp van het menu aan de rechterkant van het veld (zoals te zien op de afbeeldingen hieronder).

Een andere geavanceerde optie
  • U kunt de standaardwaarde kiezen, deze leeg laten of de voorwaardelijke zichtbaarheid voor de velden instellen – kies het veld, de operator en de waarde. Of houd ze leeg voor de optie “altijd zichtbaar”. Laten we zeggen dat u de speciale rondleiding voor deelnemers aan het evenement aanbiedt en het veld ‘Wilt u meedoen aan de rondleiding?’ In dit geval ziet de uitgenodigde persoon deze vraag op de evenementpagina en moet hij antwoorden. Wanneer de deelnemer “JA” of “NEE” zegt (dit zijn de waarden die u handmatig kunt beheren), hebt u de afzonderlijke informatievelden al gemaakt en de voorwaardelijke zichtbaarheid ingesteld (zoals deze op de afbeelding wordt getoond). Dit is dus het voorbeeld van hoe u het vraagveld in dit geval kunt instellen: als het antwoord “Nee” is, verschijnt het bericht “Jammer, we willen u graag in de groep”. Als het antwoord “Ja” is, is het bericht “Geweldig, schiet op om de tour te boeken”. In ons voorbeeld hebben we ook het selectieveld toegevoegd waarin we deelnemers het accommodatietype bieden (enkele of dubbele bezetting). Zien? Je kunt veel regelen met het evenementensysteem!

Vul het contactformulier in (optioneel, wordt getoond op de evenementpagina boven de contactgegevens). Bijvoorbeeld: “Neem contact op met onze travelmanager voor meer informatie”. Vul naam contactpersoon, telefoon en e-mail in. U kunt indien nodig een tweede contactpersoon toevoegen.

  • Geef een algemene beschrijving van de dag en maak verschillende tijdsloten aan voor meer details in het programma.
  • Geef de evenement activiteiten een naam en beschrijf deze. Kies een bijhorend pictogram. Laat uw gasten het volledige idee krijgen van wat ze tijdens het evenement kunnen verwachten.
  • Opmerking: je kunt de datum niet wijzigen nadat deze aan het schema is toegevoegd, dus als je je vergist hebt en de datum in het evenementenschema moet wijzigen, kun je het volgende doen: kies de juiste datum uit de kalender (eerste rij in het “Schema “Vorm”), kies dan de dag die u al hebt toegevoegd en wilt nu de datum ervan wijzigen (tweede rij van het “Schema” -formulier) en gebruik de knop “Dag kopiëren”. De nieuwe dag met gekopieerde gegevens verschijnt. Verwijder degene met de verkeerde datum.

Naast standaard aangepaste blokken (aanmeldformulier, planning, locatie, enz.) Is er een optie om meer informatie-secties te maken, speciaal voor uw evenement. U kunt bijvoorbeeld gratis inhoud of een video toevoegen.

  • Als dit een videoblok is, voeg een titel toe en voeg de videolink toe.
  • Als het gratis inhoud is, kunt u een sjabloon kiezen en de inhoud toevoegen.
  • U kunt de achtergrond en tekstkleur kiezen met behulp van het kleurenschema (door de geavanceerde optie te activeren).
  • U kunt de volgorde van secties wijzigen, in- en uitschakelen, verwijderen en bewerken. U vindt deze opties in de menubalk naast elk sectie.

Deze pagina is de laatste controle voordat u het evenement opslaat.

  • Duim omhoog-pictogrammen geven aan dat u alle vereiste formulieren hebt ingevuld, zodat u nu het gehele evenement kunt opslaan (of opslaan als kopie – in dit geval heeft u een gedupliceerd evenement in uw systeem) en controleer wat u hebt gemaakt door te klikken op de knop “Website”. Vind u het leuk wat u ziet? Dat is geweldig!Als u niet helemaal tevreden bent, kunt u altijd het hele project bewerken vanaf elk gewenst punt.
  • De belangrijke opmerking: aangezien u het evenement niet kunt opslaan voordat u alle vereiste velden hebt ingevuld, raden we aan om eerst alle vereiste velden in te vullen, het evenement op te slaan en deze daarna de gedetailleerde beschrijving te geven. Wanneer de evenementenpagina wordt opgeslagen, kunt u de formulieren vanaf elk punt bewerken.
  • Een andere nuttige opmerking – laat de evenement editor niet lang openstaan als u het systeem niet gebruikt. Het is dan wellicht beter om door te gaan met bewerken nadat u de pagina heeft ververst. Dit kan voorkomen dat u aanpassingen verliest in het geval dat u niet de enige bent die aan de evenementenpagina in het systeem werkt.
Betaling

Als een geavanceerde extra optie is een online betalingsoptie geïmplementeerd, waardoor het INVITATIO evenement systeem compleet is. In het geval dat uw evenement een inschrijf- of toegangsprijs heeft, moeten er kaartjes worden gekocht of een aanbetaling worden gedaan – u kunt eenvoudig de betalingslink maken en deze naar uw rechtverkrijgenden sturen. Wij werken met Mollie – een op technologie gebaseerd bedrijf dat betalingen verwerkt als Payment Service Provider (PSP) met verschillende betaalmethoden, waaronder iDEAL, bankoverschrijving, Bancontact / Mister Cash, PayPal, Bitcoin en anderen. Dit betekent dat u onze betalingsfunctie alleen kunt gebruiken als u een eigen Mollie-account hebt voor alle betaalmethoden die u wilt gebruiken

Het betalingsbeheer bevat de volgende opties
  • Creëren
  • Instellingen
  • Overzicht

Ten eerste wordt geadviseerd om uw Mollie-accountgegevens in te stellen in “Instellingen”: vul de e-mail en accountgegevens in. Zorg ervoor dat alle gegevens correct zijn en let erop dat u API-sleutel Mollie (test) en API-sleutel Mollie (productie) bij de hand heeft. U kunt schakelen tussen de test en productieomgeving met de knop ‘Productie’ boven aan de accountinstellingen. Dus als u eerst het betalingssysteem wilt testen, hoeft u alleen maar de productiesleutel naar de test kant te zetten en zo veel test te maken als u wilt. Zodra u terugkeert naar de productiesleutel, verwerkt Mollie alle transacties als actueel (inclusief kosten).

De betalingslink maken

Klik op ‘Maken’ en vul het ‘Link genererende formulier’ in.

Kies eerst de taal (Nederlands of Engels), alle betaalinformatie wordt automatisch naar deze taal gezet.

Vul de factuurreferentie in. Bijvoorbeeld: “toegangsprijs” of “aankoop van kaartjes”.

Vul het juiste bedrag in. Belangrijk: schrijf in elk geval het aantal centen (coma), zelfs als het nul is. Bijvoorbeeld: “€ 10,00”. Anders kunt u het formulier niet opslaan en verder gaan.

Vervolgens ziet u de lijst met betaalmethoden die door Mollie worden ondersteund. Zorg ervoor dat u een van hen gaat gebruiken.

Bovendien kunt u een kortingsoptie activeren en een korting op de aankoop instellen
  • Vul het kortingspercentage in
  • Vul het aantal dagen in waarop korting beschikbaar is (de kortingsdatum)
  • U ziet het automatisch getelde aangepaste bedrag (de totale kosten na korting)

Druk op “Opslaan” en u krijgt onmiddellijk de automatisch gegenereerde betalingslink. U kunt nu deze betalingslink kopiëren en naar ontvanger verzenden.

Wanneer de ontvanger de link opent in de internetbrowser, ziet hij / zij de betalingsgegevens en volgt hij eenvoudige stappen: kies de betaalmethode, vul het betalingsformulier in en controleer de details. De ontvanger krijgt ook de transactiegegevens per e-mail.

Overzicht

Hier ziet u alle gegenereerde betalingen, inclusief de statussen en koppelingen.