INVITATIO is het nieuwe evenement systeem met echt unieke opties. Werken met ons systeem is eenvoudig: probeer het zelf en ontwerp een geavanceerd project om mensen samen te brengen op de grote datum.

Dit zijn de belangrijke dingen die u in gedachten moet houden wanneer u met Invitatio werkt:

  • Als u de Ad Hoc-module hebt, mist u de knop “CREATE” en ADD / DELETE opties. We kunnen deze acties op aanvraag voor u doen
  • Als u Internet Explorer gebruikt om met het Invitatio Event System te werken, kan dit systeemfouten veroorzaken

Laten we stap voor stap een evenement maken en kijken hoe het werkt. Klik op de knop “Create” in het menu “Evenement” en begin te werken met de evenementformulieren. Scroll over de pagina’s hieronder en ontdek meer over INVITATIO-beheer.

Algemene informatie

Vul de naam, datum en titel van het evenement in. Let op: velden met * zijn verplicht om te vullen. Daarnaast kunt u de auteur van het project en de organisatoren noemen. Beschrijf de gebeurtenis en voeg trefwoorden toe als u wilt dat de website gemakkelijker wordt gevonden via internet zoekopdrachten. U kunt ook de taal van de evenementenpagina kiezen. Voorlopig is het alleen Nederlands en Engels – afhankelijk van uw keuze vertaalt het systeem de labels automatisch. Je hebt ook de geavanceerde CSS-optie voor CSS, dit betekent dat je welkom bent om je eigen CSS te gebruiken zodat u uw evenementensite een ander uitzien kunt geven. Als een extra optie – staat ons supportteam klaar om u te helpen met het aanpassen van de website, zodat u een echt uniek project maakt. Als voorbeeld zullen we een zakelijke evenement creëren: een driedaagse training voor professionals op het eiland Bali.

Afbeeldingen en Slideshow

De volgende stap is het personaliseren van je evenement – kies leuke foto’s voor het LOGO van het evenement (u kunt zelfs twee logo’s hebben), ICOON en ACHTERGROND. Korte opmerking: transparante afbeeldingen werken beter voor logo’s. Houd er rekening mee – geselecteerde foto’s mogen niet boven de 2 MB-barrière uitkomen en worden alleen geaccepteerd in JPG- en PNG-indeling.

Slideshow

Als een geavanceerde optie kunt u “Slider” activeren. Het maken van een eigen diavoorstelling op de http://site.invitat.io/wp-content/uploads/2016/09/bali-images.png evenementenpagina is heel eenvoudig. Upload de afbeeldingen naar “Media” op uw administratiepagina. Kopieer de afbeelding-URL, voeg deze toe aan “URL-dia” in de geactiveerde Slider en druk op de knop “Maken” – u ziet de toegevoegde dia’s hierboven. U kunt er meer van maken of verwijderen. “Slide Time” – is uw keuze van de weergave van de dia tijd. Je kunt het in milliseconden invullen, zodat je dia’s elkaar binnen een bepaalde tijdslimiet zullen opvolgen.

Uitnodigingen

Kies of uw evenement openbaar is of alleen op uitnodiging. Als u alleen via uitnodiging selecteert, dan zien niet-genodigden alleen dat het evenement bestaat. Alleen uitgenodigde deelnemers kunnen de details van het evenement bekijken, zoals agenda, locatie, inschrijfformulier, etc.

Evenement domein

In het geval dat u al een aangepast domein voor uw evenement heeft – geweldig, dan kunt u het gebruiken! Korte opmerking – aangepast domein vereist enige ondersteuning van ons. Als u niet van plan bent om het aangepaste domein te gebruiken, ontvangt u de URL van het evenement automatisch door ons systeem.

Email instellingen

Stel e-mailadressen in voor het verzenden van de uitnodigingen, als antwoordadres voor de uitnodigingse-mail en controleer de verdere opties net zoals u uw eigen e-maildiensten gebruikt.

E-mailconfiguratie (geavanceerde optie)

U kunt een paar soorten mails instellen:

  • Uitnodigingsmail
  • Herinneringsmail
  • Bedankt mail
  • Geregistreerde mail

Wanneer de e-mailsjablonen gereed zijn, sla ze op en gebruik ze om contact op te nemen met de deelnemers. Bekijk de details over het beheer van het onderstaande voorbeeld van de uitnodigingsmail. Belangrijke opmerking: als u deze e-mail formulieren leeg laat, ontvangt de geregistreerde persoon geen melding nadat deze is geregistreerd op de webpagina van het evenement of wordt de e-mail met de uitnodiging niet verzonden.

Uitnodigingsmail
  • Kies het e-mail onderwerp;
  • Pure HTML is beschikbaar voor het geval u de “Wat u ziet is wat u krijgt” -editor liever niet gebruikt;
  • Pas het e-mailsjabloon aan met dynamische parameters. Hier kunt u de e-mail maken die naar de deelnemers aan het evenement moet worden verzonden. Korte opmerking: dankzij dynamische parameters hoeft u de gebruikersnaam, de naam van het evenement en de link naar het evenement niet in te vullen. Zet deze parameters in de e-mail tekst zoals weergegeven en ons systeem identificeert deze parameters automatisch. Dit betekent dat iedereen die u uitnodigt voor het evenement, een persoonlijke uitnodiging per e-mail zal ontvangen.
  • Gebruik bijlagen – dit is de optie om een bestand bij de e-mail te voegen. Misschien is het een ZIP- of een PDF-instructie bestand of enige andere informatie die nodig is om uw uitnodiging volledig te maken! Houd rekening met het formaat van de bijlage – PDF, of ZIP voor meerdere bestanden met de limiet van 2 MB. In andere gevallen raden we aan om andere web-diensten te gebruiken om de informatie op te slaan. Geen zorgen, we kunnen ze bieden!

Het formulier

Stel de begindatum van de registratie in – vanaf de evenementenpagina worden de details weergegeven vanaf het moment dat de registratie is geopend. Stel de laatste registratie datum in – het is niet mogelijk om u voor dit event later dan deze datum te registreren. Hier hebben we nog een geavanceerde optie – aangepast tekstformulier. Je kunt het activeren en zien wat het doet. Als u bijvoorbeeld de tekst in de knop van het registratieformulier wilt wijzigen van “Registreer voor dit evenement” naar … laten we zeggen “Ik ga!” en in plaats van “Uw registratie is gelukt” wilt u “U bent binnen!”, dan is dit de optie! Vergeet niet dat u de code niet kunt wijzigen, u kunt alleen de inhoud wijzigen. Als je de code breekt, crasht de website van het evenement. Als u alleen de tekst wijzigt, heeft u de meeste persoonlijke optie!

U kunt ook het maximum aan inschrijvers instellen en uitleg geven over het bereikte maximum of het voorwaardelijke minimum aan inschrijvers. Bijvoorbeeld: “Het evenement zal plaatsvinden met een minimum van 5 ingeschreven personen” of “Het spijt ons, het evenement is vol! U kunt zich inschrijven op de wachtlijst”, etc.

Velden

Hier hebben we een breed scala aan opties om het evenement te creëren.

Er zijn standaard twee velden ingesteld – “Naam” en “E-mail”, maar u kunt zoveel evenement gerelateerde velden toevoegen als u wilt. Bijvoorbeeld: leeftijd, beroep, leukste hobby’s of muzikale voorkeuren – gewoon alles! Korte opmerking: wanneer u het veld invult, ziet u de ‘Naam’ en het ‘Label’. Gebruik korte woorden in het veld “NAME” (het wordt gebruikt voor data-export) en gebruik GEEN spaties, symbolen en hoofdletters. Op de website van het evenement wordt alleen getoond wat u in het “LABEL” heeft geplaatst (bijvoorbeeld veldlabel (verschijnt op de webpagina van het evenement): “Totaal aantal mensen dat komt”, veldnaam: “totaal-mensen”).

Let op de belangrijke functie – “Veldvalidatie” (zie de afbeelding hieronder). Hier kunt u de validatieregel instellen. Door bijvoorbeeld de validatieoptie voor het veld ‘Naam’ te gebruiken, hebben we iedereen met de naam John uitgesloten van de evenementregistratie. Hetzelfde kunnen we doen met elk veld. Met deze optie kunt u veel meer voorwaarden van het registratieformulier beheren. Deze optie is voornamelijk bedoeld voor Date Picker, dus de deelnemer kan niet de verkeerde datumvolgorde kiezen. Zie het onderstaande voorbeeld: we hebben twee datumvelden toegevoegd – vertrek- en aankomstdatum. Om fouten te voorkomen, stellen we de validatie in op “datum1 <= datum2”. Dit betekent dat de aankomstdatum gelijk of later (maar zeker niet eerder) is dan het vertrek. Zorg ervoor dat u de validatie instelt met het rechterveld “Name” (of zoals u het zelf noemde) zonder spaties.

Er zijn een aantal veldtypen in ons systeem – zie de lijst op de onderstaande afbeelding. U kunt onder andere het selectievakje veld maken (in ons voorbeeld hebben we het internationale paspoort-selectievakje voor een reis nodig), gebruik de datum- en tijdbalk om voor de deelnemer te regelen wat er moet worden geregeld binnen bepaalde datums en tijden, en veel meer opties voor het geavanceerd aanpassen van het registratieformulier. U kunt ook de volgorde van velden wijzigen met behulp van de menubalk aan de rechterkant van het veld (zoals te zien op de afbeeldingen hieronder).

Een andere geavanceerde optie

U kunt de standaardwaarde kiezen, deze leeg laten of de voorwaardelijke zichtbaarheid voor de velden instellen – kies het veld, de operator en de waarde. Of houd ze leeg voor de optie “altijd zichtbaar”. Stel dat u een speciale rondleiding voor deelnemers aan het evenement aanbiedt en het veld “Wilt u meedoen aan de rondleiding?” heeft toegevoegd. In dit geval ziet de uitgenodigde persoon deze vraag op de evenementenpagina en moet deze beantwoorden. Wanneer de deelnemer “JA” of “NEE” zegt (dit zijn de waarden die u handmatig kunt beheren), hebt u al de afzonderlijke informatievelden aangemaakt en de voorwaardelijke zichtbaarheid ingesteld (zoals deze op de afbeelding wordt getoond). Dit is dus het voorbeeld van hoe u het vraagveld in dit geval kunt instellen: als het antwoord “Nee” is, verschijnt het bericht “Jammer, we willen u graag in de groep”. Als het antwoord “Ja” is, het bericht is “Geweldig, schiet op om de tour te boeken”. In ons voorbeeld hebben we ook het selectieveld toegevoegd waarin deelnemers het accommodatietype (enkele of dubbele bezetting) kunnen kiezen. Ziet u? U kunt veel regelen met de tools voor het eventbeheer!

Dit is hoe het registratieformulier voor de frontend eruit zal zien:

Locatiekaart

Geef de locatie een naam en een korte beschrijving. Beheer de kaart door de evenementlocatie te zoeken. De kaart verschijnt ook op de evenementenpagina. Nog een leuke functie: als u het adres instelt, kunt u op de knop “Hier event verplaatsen” drukken en ziet u de plaats markering van het evenement precies op de juiste plaats verschijnen! U kunt het markeringspunt voor het evenement ook verplaatsen door het markeringsteken in te drukken en te verslepen.

Contact

Vul het introductieformulier in (optioneel, wordt getoond op de evenementenpagina boven de contactgegevens). Bijvoorbeeld: “Neem contact op met onze reismanager voor meer informatie”. Via deze gegevens kunnen deelnemers zich melden bij u met vragen of opmerkingen. U kunt indien nodig een tweede contact toevoegen.

Rooster

Hier kunt u de agenda voor het volledige evenement maken. Geef de algemene beschrijving van de dag en maak een gedetailleerd schema door tijdsloten toe te voegen. Noem en beschrijf de evenementactiviteiten. Kies het overeenkomende pictogram en ga naar de volgende. Zodat uw gasten het volledige idee krijgen van wat ze tijdens het evenement kunnen verwachten.

Opmerking: u kunt de datum niet wijzigen nadat u hem aan het schema hebt toegevoegd, dus als u een vergissing hebt gemaakt en de datum in het evenementenschema moet veranderen, kunt u het volgende doen: kies de juiste datum uit de kalender (eerste rij in het “Schema”-formulier), kies dan de dag die u al hebt toegevoegd en verander daarna de datum (tweede rij van het “Schema”-formulier) en gebruik de knop “Dag kopiëren”. De nieuwe dag met gekopieerde gegevens verschijnt. Verwijder de dag met de verkeerde datum. Dat is alles!

Pagina lay-out

Naast standaard aangepaste blokken (registratieformulier, schema, locatie, etc.) is er een optie om meer aangepaste blokken te maken, speciaal voor uw evenement. Kies of het blok met vrije inhoud of met een video zal zijn. Als dit een videoblok is, benoem het en sla de videolink op. Als dit de vrije inhoud is, kunt u het bloksjabloon kiezen en de inhoud toevoegen. In het onderstaande voorbeeld ziet u dat u eenvoudig de blokachtergrond en tekstkleur kunt kiezen met behulp van het kleurenschema (door de geavanceerde optie te activeren). U kunt ook de volgorde van blokken wijzigen, in- en uitschakelen, verwijderen en bewerken met behulp van de menubalk naast elk blok.

Opslaan

Deze pagina is de laatste controle voordat u het evenement opslaat. Duim omhoog-pictogrammen geven aan dat u alle vereiste formulieren hebt ingevuld, zodat u nu het gehele evenement kunt opslaan (of opslaan als kopie – in dit geval heeft u een gedupliceerd evenement in uw systeem) en controleer wat u hebt gemaakt door te klikken op de knop “Website”. Vind u het leuk wat u ziet? Dat is geweldig!

Als u niet helemaal tevreden bent, kunt u altijd het hele project bewerken vanaf elk gewenst punt. De belangrijke opmerking: aangezien u het evenement niet kunt opslaan voordat u alle vereiste velden hebt ingevuld, raden we aan om eerst alle vereiste velden in te vullen, het evenement op te slaan en deze daarna de gedetailleerde beschrijving te geven. Wanneer de evenementenpagina wordt opgeslagen, kunt u de formulieren vanaf elk punt bewerken. Een andere nuttige opmerking – laat de evenement editor niet lang openstaan als u het systeem niet gebruikt. Het is dan wellicht beter om door te gaan met bewerken nadat u de pagina heeft ververst. Dit kan voorkomen dat u aanpassingen verliest in het geval dat u niet de enige bent die aan de evenementenpagina in het systeem werkt.

Klik op de knoppen onderaan de pagina om naar de volgende pagina te gaan. Klik op de foto om hem op ware grootte te zien op het nieuwe tabblad.